Visuelle Planung eines neuen Projektes

Die Definition von „Projekt“ lautet ungefähr so: „Ein Projekt ist ein zeitlich befristetes, organisiertes Vorhaben, um ein festgelegtes Ziel im Rahmen von vorab definierten Anforderungen und Rahmenbedingungen zu erreichen.“ Das klingt fast so, als ob ein hoher Berg bestiegen werden soll! Die Metapher des Bergsteigens ist daher gut geeignet, ein Bild zu entwickeln, was zu tun ist.

1. Welches Thema soll bearbeitet werden? Hat der „Berg“ vielleicht schon einen Namen?
2. Welche Ziele sollen erreicht werden? Gibt es spezifische, messbare Kriterien, die erfüllt werden müssen?
3. Wer hat das Projekt beauftragt? Wie sieht die Teamzusammenstellung aus? Im Idealfall bringen die Mitglieder unterschiedliche Expertisen und Erfahrungen mit. Wer übernimmt die Führung der Gruppe?
4. In der Planungsphase wird der Weg zum Gipfel durchdacht und aufgezeichnet. Wer bekommt in Form von Arbeitspaketen welche Aufgaben zugewiesen?
   Die „Projektplanung“ ist wie eine Wanderkarte, auf der die wichtigsten Zwischenziele in Form von „Meilensteinen“ eingetragen werden. Also welche Aufgaben sollen in welcher Phase erledigt werden?
5. Ist man einmal losgelaufen, sollten regelmäßig die geplanten Schritte überprüft und ggf. angepasst werden. Also, wann wollen wir uns wo treffen?
6. Es ist wichtig zu klären, was, wie und wann kommuniziert wird. Dabei sollte man unterscheiden zwischen der Abstimmung innerhalb des Teams, dem Reporting in Richtung des Auftraggebers und den Projektinformationen nach außen. Nach welchen Regeln und Prinzipien wollen wir die Kommunikation gestalten?
7. Die Projektressourcen (dazu gehören zum Beispiel Zeit, Arbeitsmittel, Räumlichkeiten und Budget) sind oft beschränkt. Wie viel steht uns zur Verfügung? Wie werden die Ressourcen verteilt? Und wie stellen wir sicher, dass sie uns nicht frühzeitig ausgehen?
8. Jedes Projekt ist externen und internen Risiken ausgesetzt. Welche könnten das sein? Wie schlechtes Wetter oder Lawinengefahr hat man diese Faktoren oft nicht unter Kontrolle, aber man kann sich so gut wie möglich davor schützen!
9. Ist das Ziel erreicht, wird das Ergebnis vom Auftraggeber getestet und, wenn alles passt, abgenommen. Das sollte gefeiert werden! Es ist aber auch eine gute Gelegenheit, zurückzuschauen und das Projekt Revue passieren zu lassen. Was ist gut gelaufen, was nicht? Ist vielleicht schon klar, was das nächste Projekt sein wird?
10. Was zeichnet unser Projekt besonders aus? Welches Signal wird mit dem Projekt gesetzt? Ein starkes Motto fördert bei allen Beteiligten die Identifikation mit – und Motivation für – das Projekt.

Im Film sehen Sie, wie die Planungen zum Projekt im Bild dargestellt und zusammengefasst werden können. So haben alle Projektmitglieder das Ziel und den Weg dahin klar vor Augen. Los geht’s!

 

 

Für diesen Gastbeitrag bedanken wir uns bei dem „Graphic Recorder“ und Trainer Christian Ridder, der diesen wirkungsvollen visuellen Tipp für uns geschrieben hat! Christian Ridder betreibt die Seite „business as visual“ und er ist Autor des Buches und KartenSets „Business as visual“, womit Sie diese methodische Herangehensweise erlernen können.