Mehr Fokus im Team

Deep-Work-Phasen einrichten

Arbeitsphasen, in denen wir ganz und gar konzentriert bei der Sache sein können – sogenannte Deep-Work-Phasen – sind nicht nur mit Blick auf die Produktivität, sondern auch auf das Stresserleben enorm wertvoll. Durch das Abschalten der Benachrichtigungsfunktionen der Kommunikationskanäle, ein Nicht-stören-Schild an der Tür oder auch durch das Aufsetzen von Kopfhörern im Großraumbüro kann für die dafür notwendige Ungestörtheit gesorgt werden. Auch ein Ortswechsel kann helfen, gerade dann, wenn es in unserem Arbeitsalltag normalerweise sehr hektisch zugeht und wir zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und hertitschen. In ein anderes, konzentrierteres Arbeitsmuster finden wir an einem anderen Ort oft leichter.

Abgetaucht werden in die Deep Work sollte immer nur in Absprache mit den Teammitgliedern. Allein schon deshalb, damit die Nicht-Erreichbarkeit oder die Nicht-stören-Signale nicht zu Irritationen unter den Kolleginnen und Kollegen führen. Für dringende und wichtige Fälle sollte eine Ausnahmeregel vereinbart werden. So kann etwa ein Kommunikationskanal festgelegt werden, der angeschaltet bleibt und auf dem man „stören“ darf. Das kann im Sinne eines „roten Telefons“ etwa die persönliche Chat-Funktion bei MS Teams sein, auf die dann auch (als Einziges) sofort reagiert wird.

Da unsere Aufmerksamkeit etwas Zeit braucht, um auf Touren zu kommen, sollten Deep-Work-Phasen nicht zu kurz getaktet werden, aber auch nicht länger als 90 Minuten. Denn ungefähr so lange können sich erwachsene Menschen am Stück konzentrieren, wie die Wahrnehmungspsychologie gezeigt hat.

Eine Pausenkultur fördern

Viele Menschen nehmen ihre geistige Ermüdung erst wahr, wenn sie bereits sehr groß ist, gerade dann, wenn sie konzentriert bei der Sache sind. Doch je länger wir müde weiterarbeiten, desto schneller nimmt die Ermüdung zu. Tunnelblick, Fehler und erhöhtes Stressempfinden sind die Folgen. Arbeitspsychologen raten daher dazu, etwa jede Stunde zu pausieren. Allerdings nur kurz, vielleicht fünf Minuten. Zu lange Pausen bringen einen leicht aus dem Arbeitsfluss. Zudem ist der Erholungseffekt am Anfang einer Pause am größten. Damit das mit dem Pausemachen im Team klappt, ist es hilfreich, einen Grundsatz zu vereinbaren wie: Wer pausiert, arbeitet. Wichtig ist, sich ohne schlechtes Gefühl und Gewissen mental oder auch buchstäblich zurücklehnen zu können.

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Arbeit sinnvoll organisieren

Allzu oft arbeiten in Teams alle irgendwie durcheinander, was zwangsläufig zur kollektiven Defokussierung führt: Immer wieder ploppen im gemeinsamen Work Flow bei den einzelnen Teammitgliedern plötzlich unerwartet Aufgaben auf, die ihre Aufmerksamkeit ziehen und sie aus der Konzentration reißen. Dem kann man entgegenwirken, indem sinnvolle Arbeitspakete geschnürt und Prozessabläufe definiert werden, sodass die Aufgaben strukturiert erledigt werden können.

Aufgaben (immer wieder) neu verteilen

Wir sind vor allem dann aufmerksam bei der Sache, wenn wir etwas gut können und es gerne machen, wobei beides naturgemäß Hand in Hand geht. Die Aufgaben im Team nach Interessen und Stärken zu verteilen, ist daher der wichtigste Ansatzpunkt, um die Konzentration hochzuhalten. Und zwar nicht nur einmal, sondern immer wieder. Denn nicht nur die Aufgaben im Team ändern sich, sondern auch die persönlichen Präferenzen.

Sich regelmäßig im Team austauschen

Wichtig ist es, sich im Team regelmäßig zum Thema Konzentration und Aufmerksamkeit auszutauschen. So bleibt das Thema im Fokus, alle Teammitglieder entwickeln ein gewisses Ownership-Gefühl, und sie können mit- und voneinander lernen. Dazu kann etwa ein Zeitfenster am Anfang eines jeden ersten Wochenmeetings fürs Thema geblockt werden, in dem Tipps und Tricks geteilt, typische Aufmerksamkeitskiller in der Zusammenarbeit identifiziert werden oder in dem über Methoden zur Steigerung der Konzentration geredet wird, die man selbst ausprobiert hat oder gerne gemeinsam ausprobieren würde.