Mit dem Transformations-Board arbeiten

Das Transformations-Board stellt die Stufen und den Ablauf von Methoden, Projekten, Maßnahmen usw. dar, die in der Umsetzungsphase genutzt werden. Die Inhalte werden als „Tasks“ oder „Maßnahmen“ bezeichnet. Jeder Task wandert von links nach rechts durch das Board, dabei können die vertikalen Linien nur überschritten werden, wenn die dazu gehörigen Bedingungen erfüllt sind.

Es gibt auch einen Rücklauf, der unten im Board dargestellt ist. Dies passiert, wenn ein Task „rausfällt“, aber später wieder aufgegriffen werden kann. Beispielsweise geschieht das, wenn der Task in der Form nicht weiterverfolgt werden darf oder kann, es aber Möglichkeiten zur Verbesserung gibt.

Jede Spalte beinhaltet einige Begriffe, die der Orientierung über die Aufgaben in dieser Phase dienen.

Die Prozessschritte

Idee/Quelle: Hier ist der Startpunkt und auch der Ort, an dem alles gesammelt wird, was für den Transformationsprozess erarbeitet wurde (z.B. in einem Workshop). Die Mitarbeitenden können auch laufend neue Inhalte ergänzen. Die Spalte ist nicht limitiert – sie ist frei für revolutionäre Ideen.

Evaluation: Während der Evaluation steht die Nutzenanalyse im Fokus. Alle Ideen müssen sich in Wünschbarkeit (als Einstieg), Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit bewähren. Neben diesen Aspekten können auch weitere bewertende Faktoren bestimmt werden.

Initiierung: Der Task durchläuft nun eine Stakeholder-Analyse und des Risikomanagements. Hier kommt auch der Kommunikationsplan zum Tragen, da neben den notwendigen Gremien auch die gesamte Organisation nun zuverlässig informiert werden kann. Über alle Tasks rechts der Initiierung sollte regelmäßig informiert werden.

Kick-off: Beim Kick-off des Tasks sollte es eine gut durchdachte Veranstaltung geben, um dem Task die Sichtbarkeit und (politische) Unterstützung zu sichern. Ein weiteres Ziel ist, den Task möglichst in der gesamten Organisation bekannt zu machen. Gleichzeitig hilft die Aufbruchstimmung in dieser Phase, weitere Mitarbeitende für die Maßnahme zu gewinnen und das bestehende Team zu begeistern.

In Entwicklung: Das ist die längste Phase im Board, da hier die Teammitglieder entsprechend den agilen Prinzipien die Arbeit an der Maßnahme erledigen. Zur Qualitätssicherung erfolgen regelmäßige Reviews und Retrospektiven.

Transferphase: Diese Phase sorgt dafür, dass der Task nachhaltig wirkt. Das Wissen darüber wird verankert, die neuen Fähigkeiten weitergegeben und dokumentiert. Die Maßnahme wird in die laufenden Geschäftsprozesse integriert. Eventuell wird hier deutlich, wo nachgearbeitet werden muss.

Abschluss: Zentrale Frage bei der Abschlussbetrachtung der Wirkung des Tasks ist:

"Was konnte realistisch erreicht werden und woran kann das festgemacht werden?"

Die Abschlussphase sollte mit einer Feierlichkeit und anderen Wertschätzungen der zurückliegenden Arbeit begangen werden. Wichtig, aber viel zu selten, sollte das Offboarding den Transformationsprozess abschließen. Die Beteiligten werden gewürdigt und verabschiedet, auch wenn sich die Personen möglicherweise schon bald in der nächsten Maßnahme treffen.

Das Transformations-Board muss natürlich entsprechend den Aufträgen angepasst werden, damit es beispielsweise auch in der öffentlichen Verwaltung mit den dort vorgegebenen gesetzlichen Regelungen eingesetzt werden kann. Eine detaillierte Beschreibung, wie das Transformations-Board eingesetzt wird, und weiteres Handwerkszeug finden Sie in der Neuerscheinung „Business Transformationscoach“ von Marc Oliver.