Selbstbestimmt arbeiten

Wir alle brauchen einen Mix aus aktiven Phasen beim Kunden sowie Zeiten der Vor- und Nachbearbeitung, um für den jeweils nächsten Termin gewappnet zu sein. Wenn wir vor Ort sind, stehen wir der Auftraggeberin mit voller Konzentration zur Verfügung. Was aber tun wir, wenn wir im Homeoffice etwas durchdenken oder konzipieren möchten und wechselweise Telefon und Mail „Ring“ oder „Bing“ machen? Lassen wir uns herumschubsen, oder arbeiten wir in Ruhe weiter?

Wer jederzeit sofort springt, wenn andere bimmeln, arbeitet fremdbestimmt und unproduktiv. Ein weiterer unterschätzter Aspekt dabei: Wir brauchen Ruhezeiten, um unsere Akkus wieder aufzuladen. Diese sollten wir wie Arbeitssitzungen bewusst einplanen und akribisch einhalten.

Wenn meine Tochter im Homeoffice etwas von mir will, merkt sie schnell, ob ich gerade ansprechbar bin. Inmitten eines Pomodoros drehe ich mich gar nicht erst um, und sie kann sicher sein, dass ich spätestens 20 Minuten später zu ihr komme. Sich gegen Fremdbestimmung zu verteidigen, ist nicht unhöflich, sondern eine Frage von Gewohnheit und klarer Kommunikation.

Ordnung für konzentriertes Arbeiten

Bin ich also gerade nicht unterwegs oder unbeschäftigt, ist mein Handy im Nicht-stören-Modus, und ich checke zu festen Zeiten die Mailbox, um alle Anrufe im Block abzuarbeiten. Vielfach leite ich die Anrufe an eine virtuelle Assistenz weiter und erhalte E-Mails dazu. Oft ist ein Rückruf nicht nötig, und ein paar kurze Zeilen per Outlook genügen. Bei E-Mails stelle ich sicher, werktags binnen 24 Stunden, bei Eingang am Freitagnachmittag spätestens montagnachmittags zu reagieren. Wenn nötig, bestätige ich die Mail kurz und teile mit, dass ich für eine konstruktive Antwort etwas Zeit benötige. Kündige ich dafür etwa den Mittwoch an, plane ich mir dienstags 30 Minuten Vorbereitungszeit ein, setze mir einen Termin und sortiere die Mail in einen entsprechenden Ordner.

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Das konsequente Einsortieren von Mails ist wichtig, um diese konzentriert abarbeiten zu können. Ich sortiere nach Info-Mails, die nur durchzugehen sind, nach Feedback-Mails, die Rückmeldung verlangen, nach Arbeits-Mails, auf die Input erwartet wird, und nach Frage-Mails, wenn jemand irgendwo Rat benötigt. Mein Ziel ist es, die Inbox möglichst täglich zu leeren und auf jede Mail zumindest kurz zu reagieren.

Obwohl die Vorstellung dieser Arbeitsweise eigentlich bedeutet, Eulen nach Athen zu tragen, sehe ich immer wieder Kolleginnen und Kollegen, die das anders handhaben und dann über Überlastung klagen. Soll Ihnen das nicht (mehr) so gehen, finden Sie gerne Ihren eigenen Weg. Hauptsache, Sie nehmen sich selbstbewusst die notwendige Freiheit und lassen sich nicht mehr fremdbestimmen.

Matthias Kolbusa

Der Autor: Der Strategie- und Veränderungsexperte, Vortragsredner und Autor (jüngst: „Die Berater-Bibel“) Matthias Kolbusa berät Konzerne wie Daimler und die Telekom sowie High-Performance-Mittelständler. Als Kopf und Inhaber von Consulting Mastery teilt er sein Wissen in einer Online-Akademie, bei Live Events und in Vier-Augen-Coachings mit seinen Kolleginnen und Kollegen. Kontakt: kolbusa.de