Das erste Transfergespräch im Wissenstransferprozess

Das erste Treffen zwischen Wissensgeberin, -nehmer und Wissenstransferprozessbegleitung bildet den Beginn der Transfergespräche. Ziel dieses Gespräches ist, einen Transferplan zu erstellen, der die Themen auflistet, die in den Treffen besprochen werden sollen. Der Ablauf dieses Gesprächs bildet die Mustervorlage für alle folgenden Transfergespräche. An einem Thema wird beispielhaft der Ablauf deutlich.

Ablauf des Transfergesprächs

Zunächst begrüßen Sie alle Beteiligten, stellen die Agenda vor, klären Organisatorisches und geben eine kurze Einführung zum wirksamen Wissenstransfer. 

Dann klären Sie die Rollen und Aufgaben im Transfergespräch und stellen diese kurz dar:

• Wer ist für was verantwortlich?
• Wer macht was?

Um einen reibungslosen Ablauf zu sichern, ist es jetzt wichtig, die Präferenzen auszutauschen:

Was ist wem in der Zusammenarbeit wichtig?

Als nächstes erstellen Sie gemeinsam den Transferplan. Hier hat sich dieses Vorgehen bewährt:

• Gemeinsame Durchsicht der Wissenslandkarte, um festzuhalten, was besprochen werden muss und was schon bekannt ist.
• Auswahl der einzusetzenden Transfermethode je Thema: Wie gehen wir beim Thema X am besten methodisch vor?
• Bei zeitkritischen Transfers die Dauer der Übergabe pro Thema schätzen und daraufhin eine sinnvolle Taktung und einen Terminplan für die Transfer- und Zwischengespräche aufstellen.
• Termine festlegen und mit Themen versehen.

Bei Standardprozessen ohne Zeitdruck reicht zum Ende des ersten Transfertreffens ein grober Plan, der im weiteren Verlauf weiterentwickelt wird.

Ist der Plan erstellt, wird beispielhaft ein erstes Thema ausgewählt, das besprochen und dokumentiert wird. Im Anschluss zeigen Sie den Beteiligten die Dokumentation, die Sie erstellt haben, und die Wissensgeberin und -nehmer während der unbegleiteten Zwischentreffen eigenständig fortführen sollen. Besprechen Sie mit ihnen, wie die Dokumentation am besten erfolgt (digitales Tool oder in Papierform).

Zum Abschluss des ersten Transfergesprächs werfen Sie gemeinsam einen Blick auf den Aktionsplan, in dem Aufgaben festgehalten sind, die noch vorab bis zum nächsten Treffen zu tun sind (wie Programmberechtigungen einholen, usw.).

Dann reflektieren Sie kurz das Treffen: Entsprach das Gespräch den Erwartungen? Wenn nicht, welche Änderungswünsche gibt es? Dann sollten Sie diese Änderungswünsche aufnehmen und vereinbaren. Zum Schluss verabreden Sie sich für das nächste Mal.

Wichtig: Wenn die Wissensübergabe beim ersten Transfergespräch nicht gleich reibungslos läuft, bleiben Sie geduldig, einige Transferbeteiligte müssen sich und ihren Modus erst finden.

 

Wie der Wissenstransferprozess optimal begleitet werden kann und in welchen Schritten er begangen werden sollte, damit das Wissen erfolgreich von einer Person auf eine andere übergeht, lesen Sie in der Neuerscheinung „Wissenstransfer in der Praxis“ von Amelie Funcke, Jenny Stumper und Ingo Sell.