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Online-Konferenzen durchführen
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Online-Konferenzen durchführen

Digital im Großformat

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Virtuelle Veranstaltungen sind mittlerweile gang und gäbe – zumindest im kleinen Kreis. Mit einer großen Anzahl an Teilnehmenden kann die Organisation hingegen – selbst für digital versierte Weiterbildungsprofis – schnell zu einer echten Herausforderung werden: Referierende müssen gebrieft, Teilnehmende informiert, Veranstaltende kontaktiert, Pakete verschickt werden. Um das zu meistern, braucht es eine gründliche Planung und einen reibungslosen Ablauf.

Beitrag von Inga Geisler aus Training aktuell 03/23, März 2023

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Cover Training aktuell 03/23 vom 27.02.2023Hier geht es zur gesamten Ausgabe Training aktuell 03/23

Viele Coaching-, Beratungs- und Trainingseinheiten haben den Sprung in die Online-Welt geschafft und erfreuen sich dort großer Beliebtheit. Corona hat diese Entwicklung beschleunigt, und Weiterbildungsprofis haben mittlerweile einiges an Erfahrung gesammelt in der Organisation und Moderation von Online-Seminaren und -Workshops. Doch gerade bei großen virtuellen Veranstaltungen mit mehr als 100 Teilnehmenden stellen sie sich der Herausforderung, viele verschiedene Akteure koordinieren zu müssen – Teilnehmende, Referierende, Mit-Veranstaltende und -Moderierende. Zudem braucht es eine intensivere technische Vorbereitung sowie – vor allem bei mehrstündigen Formaten – belebende interaktive Elemente, damit die einzelnen Programmpunkte nicht so eintönig ablaufen. Richtige Vorbereitung und Konzeption können dabei helfen, dass die virtuelle Veranstaltung gelingt – angefangen mit Erkenntnissen aus anderen Events.

Die Ausgangslage untersuchen

Da viele Online-Konferenzen Präsenz-Veranstaltungen entspringen, muss zunächst analysiert werden, wie die Konferenz bisher abgelaufen ist und welche Elemente beibehalten werden sollen. Startet die Planung für ein neues Online-Format bei null, hilft es, eine Reihe von Fragen zu beantworten. Es muss z.B. bestimmt werden, welches Ziel die Veranstaltung hat, wer teilnehmen soll und welche Vorerfahrungen die Teilnehmenden mit digitalen Konferenz-Tools haben (siehe Infokasten „Fragen zur Vorbereitung einer Online-Konferenz“).

Fragen zur Vorbereitung einer Online-Konferenz

  1. Wenn es die Konferenz in Präsenz schon gibt, was hat sie bisher so beliebt gemacht?
  2. Wie viele Personen nehmen durchschnittlich teil, und wie viele Personen werden bei der Online-Konferenz erwartet?
  3. Wie lassen sich die Teilnehmenden beschreiben? Welche Bedürfnisse haben sie in Bezug auf Konferenzen dieser Art? Welche Themen interessieren sie besonders?
  4. Welche Referierenden sind angedacht und stehen zur Verfügung?
  5. Wie viel Erfahrung haben die Teilnehmenden und Fachexperten mit Konferenz-Tools?
  6. Mit welchem Konferenz-Tool soll die Veranstaltung durchgeführt werden?
  7. Gibt es eine Plattform, die als Konferenz-Basis genutzt werden kann, oder soll eine solche erstellt werden?
  8. Wer ist für den Anmeldeprozess verantwortlich?
  9. Wer übernimmt die Einlass-Kontrolle und prüft, ob Personen zur Teilnahme berechtigt sind?
  10. Wenn es Kleingruppen-Aktionen gibt: Stehen ausreichend Moderatoren zur Verfügung?
  11. Gibt es spezielle Wünsche für die Moderation?
Quelle: www.trainingaktuell.de; Inga Geisler

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