Kollaborative Tools für Trainer

Unternehmen und Bildungsanbieter sind noch zurückhaltend im Gebrauch kollaborativer Tools. Dabei können Softwareanwendungen wie das gerade überarbeitete Google Docs gute Dienste leisten. Trainer profitieren doppelt: Mit den virtuellen Arbeitsumgebungen können sie nicht nur ihre internen Prozesse verbessern, sondern auch im Training neue Wege gehen.

In Zeiten von Projektarbeit mit häufig wechselnden Teams ist die Optimierung von Arbeitsprozessen immer mehr auch eine Frage der Technik. Hier helfen kollaborative Tools, also Online-Anwendungen, mit denen Gruppenmitglieder Informationen tauschen und ihre Zusammenarbeit optimieren können. Eine genaue Definition ist angesichts der Vielfalt der Werkzeuge schwierig: Die oft zitierten Social-Media-Anwendungen wie Twitter oder Facebook gehören ebenso dazu wie Werkzeuge fürs Projektmanagement oder gemeinsam genutzte Datenspeicher. Im engeren Sinne lassen sich vor allem solche Tools als kollaborativ bezeichnen, die paralleles Arbeiten an demselben Projekt oder Dokument ermöglichen. Dazu zählt auch die Office-Software Google Docs, die seit April 2010 in einer verbesserten Version vorliegt.

Texte in der Cloud

Für Robert Hohmann gehört Google Docs zu den mächtigsten Tools für Weiterbildungszwecke. Der Experte für Lerntechnologien und Corporate Learning, zu dessen Kunden vor allem global agierende Konzerne gehören, nutzt das Office-Paket des Suchmaschinenriesen in nahezu all seinen Projekten. Vor allem bei der Arbeit mit internationalen Teams biete die webbasierte Anwendung Vorteile, so Hohmann. Doch auch Einzelnutzer können von Google Text & Tabellen, wie das Tool in der deutschen Version heißt, profitieren: Die Online-Anwendung beherrscht viele Funktionen gängiger Bürosoftware, es liest die üblichen Textformate, auch von Microsoft Office oder der Open-Source-Konkurrenz OpenOffice. Per Internet ist es von überall erreichbar, Daten werden endgerätunabhängig in der Cloud gespeichert. Dadurch haben User stets Zugriff auf die aktuellste Version ihrer Dokumente, alte Fassungen werden automatisch gespeichert und können jederzeit wiederhergestellt werden. Außerdem ist das Tool kostenlos, nur ein Google-Account ist erforderlich.
Die eigentliche Stärke des Tools sieht Hohmann aber in der kollaborativen Funktionalität: So können mehrere Autoren gleichzeitig an einem Text, zum Beispiel einem Seminarkonzept, arbeiten. Sichtbar gemacht wird das durch verschiedene Farben. Zusätzlich trackt das Programm alle Veränderungen, so dass sich jederzeit nachvollziehen lässt, wer was gemacht hat. Umständliches Hin- und Herschicken von immer wieder überarbeiteten Texten entfällt.

Kollaborativer Bildungseinsatz

Das Tool allein macht aber noch keine gute Zusammenarbeit, weiß Hohmann aus Erfahrung: 'Ohne Telefonieren geht es nicht, sonst verliert man den Überblick. Gerade wenn große Gruppen zusammen einen Text bearbeiten, sehen die Ergebnisse oft wild aus.' Dafür punktet das Tool, was die inhaltliche Zusammenarbeit und die Koordination angeht, so der Corporate-Learning-Experte. Trainer können Google Text & Tabellen in mehrfacher Weise nutzen, etwa um interne Abstimmungsprozesse in Trainerteams zu verbessern. Wie das in der Praxis aussieht, beschreibt Hohmann so: 'Jedem Projekt weise ich eine eigene Webseite zu, mit allen Dokumenten, einer genauen Zeitplanung und Prozessbeschreibung.' Darauf können außer dem sogenannten Eigentümer alle von ihm freigeschalteten User zugreifen. 'Diese Seite ist wie ein gemeinsamer großer Schreibtisch. Jeder sieht jederzeit, was jeder andere am Projekt macht. Für mich als Projektleiter ist das sehr nützlich', so Hohmann. Für eine eigene Domain fielen zwar Kosten an, die seien jedoch mit rund zehn Dollar pro Jahr überschaubar. Wer seine Daten nicht den Google-Servern anvertrauen möchte, kann sie an einem beliebigen anderen Ort ablegen.

Neben der Zusammenarbeit der Trainer profitiert auch die eigentliche Trainingsdurchführung von den Möglichkeiten, die das Tool eröffnet. So lassen sich die eigens eingerichtete Webseiten auch als virtuelle Lernplattform nutzen, erklärt Hohmann. Lerngruppen können hier klassische Kurse vor- und nachbereiten. Dabei lösen sie etwa Aufgaben, die ihnen der Trainer stellt, oder sie erarbeiten schriftlich gemeinsame Lösungen – simultan oder zeitversetzt. Interessante Möglichkeiten ergeben sich vor allem bei längerfristigen Weiterbildungen, vor allem bei internationalen Teams, sagt Hohmann. 'Für eine monatelange Schulung braucht es nur ein Kick-off, die eigentliche Arbeitsumgebung ist das Onlinetool.' Möglich machen das die vielfältigen Funktionen aus der Google Apps Suite, die über Textverarbeitung hinausgehen: E-Mail, Chat, Kalender.

Vielfalt nutzen – und reduzieren

Doch auch jenseits der Anwendungen von Google gibt es viele sinnvolle Werkzeuge für Trainer, findet E-Learning-Experte Jochen Robes. Zu vielfältig sind Werzeuge und ihre Möglichkeiten. Für den Herausgeber des Weiterbildungsblogs sind vor allem Social Media wie Twitter oder Facebook, Projektmanagement-Tools oder Social-Bookmarking-Portale interessant. Sie können Teil einer Trainingsumgebung sein, aber auch Arbeit und Wissensaustausch ganzer Communities koordinieren. Die britische E-Learning-Vordenkerin Jane Hart sammelt seit Jahren Tools für Lern- und Lehrzwecke auf ihrer Homepage (www.c4lpt.co.uk). Sie alle auszuprobieren, wäre extrem aufwendig. Robes empfiehlt daher den umgekehrten Weg: Statt auf die Tools mit ihren vielen, teilweise redundanten Funktionen zu schauen, sollten sich interessierte Trainer fragen, welche Probleme sie haben bzw. lösen wollen (siehe unten) und dann das entsprechende Tool ausprobieren. Schließlich empfiehlt der Bildungsexperte gerade Einsteigern, auch darauf zu achten, welche Tools die Community nutzt. Twitter zum Beispiel bringt erst dann einen Mehrwert, wenn auch andere für ein bestimmtes Thema relevante Teilnehmer twittern. Etablierte Tools mit einer großen Zielgruppe haben zudem den Vorteil, dass sie mit höherer Wahrscheinlichkeit auf dem Markt bestehen bleiben.

Neues Beratungsfeld

Kollaborative Tools stehen erst am Anfang, haben aber jetzt schon viel zu bieten. Besonders für informelle Lernformen, permanente Trainings und für Wissensarbeiter, bei denen Lernen und Arbeit kaum zu trennen sind, ergeben sich Vorteile. Auch kleinere Unternehmen können von den Tools profitieren, da sie fast immer kostenfrei, technisch anspruchslos und leicht zu bedienen sind. Noch herrscht bei den potenziellen Anwendern jedoch Zurückhaltung. 'Gerade bei Trainern ist noch viel Luft nach oben', sagt Robes. Zu den Vorbehalten gegenüber der Technik gesellen sich Sicherheitsbedenken und generelle Zweifel an kollaborativem Lernen. Letztlich fehle es an Fachwissen, sagt Hohmann. 'Unternehmen haben einen gewaltigen Beratungsbedarf, der bislang nicht erfüllt werden kann'. Damit eröffnen kollaborative Tools eine weitere Chance: als Marktnische für Trainer und Berater.


Tools für jeden Zweck
Kollaborative Tools sind kein Selbstzweck. Bei der Auswahl sollten Trainer daher von der Frage ausgehen, welches Problem sie lösen wollen. Denn Werkzeuge gibt es für nahezu jeden Zweck, viele sind kostenlos oder als freie Demo erhältlich. Eine Auswahl.

Inhaltliches Arbeiten
Schreiben: Kollaborative Editoren erlauben die gemeinsame Erstellung von Texten. Parallele Einträge werden farblich dem jeweiligen Autor zugeordnet.
www.docs.google.com
www.sync.in
www.notapipe.net
www.meetingwords.com

Zeichnen: Zusammen malen kann Mehrwert bringen. Webseiten, Fotos oder Druck-Layouts lassen sich so in Echtzeit markieren, besprechen und übermalen.
www.scribblar.com
www.cosketch.com

Mindmapping: Für gemeinsames strukturiertes Brainstorming sind Mindmaps ein brauchbares Mittel, vor allem, wenn sie simultan bearbeitet werden können.
www.mindmeister.com
www.mind42.com
www.mindjet.com/products/mindjet-catalyst


Kommunikation/Teamkoordination

Echtzeitkommunikation: Die Business-Tools orientieren sich oft an Twitter oder Facebook. Zusätzlich bieten sie oft Filesharing und Überblick über Projekte.
www.theflowr.com
www.threadbox.com

Projektmanagement: Projektmanagment-Tools helfen, den Überblick über laufende Projekte, Termine, Arbeitsmaterialien und Zuständigkeiten zu behalten.
www.projectplace.de
www.incipi.com

Dokumentenverwaltung: Aktuelle Dokumente verfügbar haben und wichtige Quellen teilen können, jederzeit und von überall – für verteilte Teams unverzichtbar.
www.dropbox.com
www.zotero.org

(Quelle: J. Hart, mit Recherchen von Training aktuell)