Wie oft versanden spannende Projekte und gute Ideen in komplizierten Schachtelsätzen, verstecken sich innovative Ansätze und aufschlußreiche Planungen in endlosen Absätzen und bombastisch aufgebauten Worthülsen. Ein Horror für die Leser, Frustration für die Verfasser, die lange um ihre Sätze gerungen haben. Generell gilt: Je einfacher die Sätze, je klarer und kürzer die Worte, umso leichter kann der Leser dem Text folgen. In stringenter Abfolge sollte ein Sachverhalt auf dem vorhergehenden aufbauen. In einem Satz sollte maximal ein Gedanke vermittelt werden. Das mag simpel klingen, ist jedoch ungeheuer schwer, wenn der Kopf vor Ideen und Wissen übersprudelt. Die vorangegangene Planung hilft hier bei einer ersten Gliederung der Gedankenfülle.
Die Überschrift ist ein wesentliches Element zur Strukturierung eines Dokuments. Sie muss deutlich machen, was folgt, darf den Leser nicht mit ihrer Aussage in die Irre führen. Lautet die Überschrift beispielsweise 'Der Kunde' muss es im folgenden Abschnitt auch um den Kunden gehen, nicht um den Markt oder um die Konkurrenz.
Eine Überschrift soll in erster Linie eine Aussage zur Sache machen (Um was geht es im Text, im folgenden Abschnitt?) und positiv formuliert sein. Durch Fragen und provokante Kontraste ('Atheist verteidigt Bibel') kann sie aber auch Spannung erzeugen und über die reine Information hinaus zum Lesen anreizen.
Je kürzer, desto leichter verständlich sind Überschrift, Satz und das einzelne Wort. Ausufernde Überschriften, langatmige Sätze und kompliziert zusammengesetzte Worte verschleiern meist mehr als sie verdeutlichen. Die Überschrift kann nicht sämtliche Informationen und Aspekte des Themas ansprechen, sie steckt dieses lediglich grob ab.
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