Beenden Sie die Effizienz

Nutzen Sie Apps wie Any.do, Todoist, Trello oder Habitica? Optimieren Sie Ihre Aufgaben mit Simplenote oder Monday.com? Dann sind Sie nicht alleine, denn Effizienz- und Produktivitäts-Apps zählen seit Jahren zu den milliardenfach runtergeladenen Dauerbrennern in den App-Stores. Nicht wirklich überraschend in Zeiten des Homeoffice-Booms und selbstorganisierten Arbeitens. Doch Effizienz-Apps und digitale To-do-Listen versprechen mehr, als wir halten können. Denn ein grundlegendes Problem unseres Denkens bleibt bei allen Effizienz-Versprechungen unberührt.

Vielleicht kennen Sie das unangenehme Phänomen, dass Ihnen unerledigte Tätigkeiten permanent durch den Kopf gehen – man kann schlecht einschlafen, sich nicht gut auf andere Dinge konzentrieren oder mal abschalten, weil man ständig an die unerledigte Aufgabe denkt. Das ist prinzipiell erst mal nichts Schlechtes, denn unser Gehirn muss wichtige Aufgaben ständig „warmhalten“, damit sie nicht vergessen werden. Allerdings ist das ein ziemlich energieaufwendiger Prozess, den das Gehirn nicht lange aushält. Deswegen verschwindet eine Aufgabe sofort aus dem Kopf, sobald wir sie erledigt haben – bekannt etwa vom Bulimie-Lernen – , und wir konzentrieren uns auf etwas Neues. Erstmals beschrieben wurde das Phänomen in den 1920ern von der russischen Psychologin Bljuma Wulfowna Zeigarnik, nach ihr als Zeigarnik-Effekt benannt. Er besagt, dass sich Menschen an nicht beendete Aufgaben eher erinnern als an abgeschlossene Aufgaben. Da Menschen aber unerledigte Dinge hassen, verführen uns beispielsweise Clickbait-Titel zum Schauen von Online-Videos und Cliffhanger zum Binge Watching von Serien.

Wenn man jedoch eine Tätigkeit erledigt hat, gilt: aus den Augen, aus dem Sinn. Und genau das ist das Problem von To-do-Listen und Produktivitäts-Apps. Denn sobald man eine Tätigkeit in die Liste eingetragen hat, kommt der Zeigarnik-Effekt ins Spiel: Die Aufgabe wird im Gehirn als „halb erledigt“ markiert, zumindest muss man sich gedanklich nicht mehr permanent damit herumschlagen. Solange man die Aufgabe anschließend schnell erledigen kann, ist das kein Problem. Doch die aufwendigeren Dinge dümpeln unerledigt in der Liste rum, weil wir sie aus dem Gehirn in die Liste geschoben haben.

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Genau das bestätigte vor einiger Zeit eine Untersuchung des Nutzungsverhaltens einer typischen Produktivitäts-App: Gut vierzig Prozent aller in der Liste organisierten To-dos wurden niemals erledigt – und von dem Rest war die Hälfte noch am selben Tag abgearbeitet worden. Fast könnte man meinen, dass einfache Produktivitäts-Apps für längerfristige Planungen sogar kontraproduktiv sind. Entweder die Aufgabe ist so simpel, dass man sie ruckzuck nach dem Eintragen in die Liste erledigen kann. Oder sie ist so aufwendig, dass ein Eintragen in die Liste auch nichts bringt. Zumal hinzukommt, dass man irgendwann mehr mit der Organisation der Liste beschäftigt ist als mit deren Abarbeiten.

Gewiss: Wenn große Projekte anstehen, kommt man nicht an Planungs-Tools vorbei. Doch übersteuern Sie Ihren Alltag nicht mit Produktivitäts-Apps. Schreiben Sie lieber mal auf, was Sie nicht erledigen wollen (eine Not-to-do-Liste), und konzentrieren Sie sich anschließend auf die wichtigen Dinge. Auch dafür gibt’s sicherlich eine gute App.

Henning Beck

Der Autor: Henning Beck ist Neurowissenschaftler, und zwar einer der verständlichen. In Vorträgen und Seminaren vermittelt er die spannenden Themen des Gehirns. Sein aktuelles Buch heißt „Das neue Lernen heißt Verstehen“. Kontakt: www.henning-beck.com