Wie sich KMU zukunftsfähig aufstellen

Die Corona-Pandemie hat in vielen Unternehmen einen regelrechten Digitalisierungsschub ausgelöst und viele Veränderungen angestoßen. Doch wie gelingt es vor allem kleineren und mittleren Unternehmen (KMU), diesen Schub mitzunehmen und sich langfristig digital aufzustellen? Wie sollten sie ihre internen Arbeitsprozesse, Führungs- und Geschäftsmodelle an die neuen Gegebenheiten anpassen?

Die Corona-Pandemie hat in vielen Unternehmen einen regelrechten Digitalisierungsschub ausgelöst. Doch wie gelingt es vor allem kleineren und mittleren Unternehmen (KMU), diesen Schub mitzunehmen und sich langfristig digital aufzustellen? Wie sollten sie ihre internen Arbeitsprozesse, Führungs- und Geschäftsmodelle anpassen? Diesen Fragen sind Expertinnen und Wissenschaftler des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO sowie der Unternehmensberatung Ingenics AG in verschiedenen Workshop-Runden nachgegangen und haben ein Thesenpapier mit konkreten Handlungsempfehlungen für verschiedene Themenschwerpunkte verfasst:

1. Digitale Zusammenarbeit

Corona hat die Heimarbeit für zahlreiche Mitarbeitende zur neuen Normalität gemacht. Der Expertenkreis des Fraunhofer IAO und der Ingenics AG geht davon aus, dass „verteilte Unternehmen“ mit Mitarbeitenden in der Firma sowie im heimischen Büro das „Neue Normal“ sein werden. Die Wissenschaftler erwarten, dass dadurch die Arbeitswelt dauerhaft flexibler wird – weshalb Selbstorganisation eine noch wichtigere Schlüsselkompetenz der Zukunft sein wird. Sie gehen zudem davon aus, dass digitale Zusammenarbeit effektiver und produktiver sein kann als physische – wenn Ermüdungserscheinungen, wie Isolation, mangelnde Inspiration oder Distanzierung vom eigenen Unternehmen, aktiv entgegengesteuert wird. Dafür erachten die Experten verschiedene Voraussetzungen auf drei Ebenen als notwendig: Auf der persönlichen Ebene sollten Selbstmotivation, Lernbereitschaft und Eigeninitiative gefördert werden. Auf organisatorischer Ebene braucht es klare Zielsetzungen und Arbeitsanweisungen und auf technischer Ebene sind natürlich stabile Technik und IT-Sicherheit wichtig. Als konkrete Handlungsansätze schlagen die Autorinnen und Autoren des Thesenpapiers unter anderem vor:

• Systematische Implementierung von dezentraler und digitaler Kollaboration.
• Einführung digitaler Tools für die Zusammenarbeit.
• Umstellung auf ein papierloses Büro.
• Einführung von Ziel- und Reportingsystemen.
• Etablieren einer lebendigen Feedback- und Besprechungskultur.

2. Digitale Führung

Im Zuge der Pandemie mussten auch Führungskräfte innerhalb kürzester Zeit ihr Verhalten anpassen und auf die unerwartete Krise reagieren. Doch wie muss sich Führungsverhalten langfristig verändern, um sich an die neuen Gegebenheiten anzupassen? Führung sollte in den Augen der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in Zukunft drei Eckpfeiler beinhalten: Zum einen hält Führung die grundlegende Funktionsfähigkeit des Unternehmens aufrecht. Führungskräfte sorgen also dafür, dass alle Mitarbeitenden immer wissen, was wann wie erledigt werden sollte, damit das Unternehmen weiterhin funktioniert. Zum anderen sollten Führungskräfte Transparenz schaffen und dafür Sorge tragen, dass allen Teammitgliedern die für sie und ihre Arbeit wichtigen Informationen stets vorliegen. Außerdem sind Führungskräfte für die Sinnvermittlung verantwortlich. Sie machen also die Sinnhaftigkeit des gesamten Unternehmens transparent und verdeutlichen den einzelnen Teams und Mitarbeitenden, welchen Beitrag sie persönlich zum Unternehmenserfolg leisten.

Damit Führungskräften dies in Zukunft gelingt und sie zugleich Halt- und Orientierungspunkt für ihre Mitarbeitenden sein können, sind in den Augen des Expertenkreises insbesondere fünf Punkte wichtig:

• Führungskräfte sollten gezielte Maßnahmen planen, damit die Bindung ihrer Mitarbeitenden zum Unternehmen nicht abnimmt – trotz der verringerten Nähe zu Organisation sowie Kolleginnen und Kollegen aufgrund des räumlich distanzierten Arbeitens.
• Anstatt Einzelnen Anweisungen zu geben und deren Ausführung hinterher zu kontrollieren, sollte sich Führung mehr auf das Team sowie das Coachen der einzelnen Mitarbeitenden konzentrieren – und so den Teams Halt und Orientierung bieten.
• Je digitaler die Arbeitsumgebung wird, desto wichtiger wird Kommunikation als Führungsinstrumentarium. Führungskräfte sollten daher stetig mit ihren Teams und Mitarbeitenden im Austausch sein.
• Führungskräfte sollten ihre Mitarbeitenden gezielt unterstützen, sich zunehmend selbst zu organisieren. Selbstführung wird für Teams immer wichtiger.
• Führungskräfte sollten sich gezielt digitale Technologien suchen, die ihnen in ihrem Arbeitsalltag helfen, ihre Aufgaben noch zielgerichteter und effektiver auszuführen.

3. Beschleunigte Entscheidungskultur

Die Pandemie hat zu einer weiteren Beschleunigung des Wirtschaftslebens geführt – was wiederum Unternehmen vor die Herausforderung stellt, ihre Entscheidungsprozesse ebenfalls beschleunigen zu müssen. Der Expertenkreis geht davon aus, dass dies eine dauerhafte Entwicklung ist, die auf Unternehmensseite verlangt, eine dezentrale Entscheidungskultur zu etablieren, die flexibel und opportun auf Veränderungen reagieren kann. Was dabei in den Augen der Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen für die KMU hilfreich sein kann:

• Ein verändertes, optimistisches Mindset der Mitarbeitenden zu fördern,
• Strukturen für die Entscheidungsfindung festzulegen,
• Mitarbeitende mit mehr Verantwortung zu betrauen und sie aktiv in Entscheidungsprozesse einzubeziehen,
• Prozesse und Entscheidungsfindungen digital zu dokumentieren, um diese möglichst transparent zu machen und zu beschleunigen.

Das Thesenpapier kann kostenlos angefordert werden: t1p.de/fhxo.