Die mehr als 500 leitenden Führungskräfte der Axa Colonia staunten nicht schlecht, als ihre Tagung begann. Denn die Sitzordnung bestand nicht aus den gewohnten Stuhlreihen mit Blick auf eine Leinwand, sondern aus acht konzentrischen Kreisen. Der Vorstandsvorsitzende Dr. Dill hatte alle für zwei Tage eingeladen, um die zukünftige Strategie des Konzerns zu diskutieren. Beredt erläuterte er, wie oft Strategien scheitern, weil die Betroffenen nicht beteiligt würden. Hier solle es anders gemacht werden, sagte er, und dazu wolle er Raum geben: Open Space.
Was nun folgt, ist immer gleich, egal ob der Kreis aus 500 oder nur aus 15 Teilnehmern besteht und ob das Thema die Konzernstrategie oder die Neugestaltung des Motorenprüffelds in einem Entwicklungszentrum betrifft. Der Moderator tritt in die Mitte und öffnet den Raum. Er fordert jeden aus der großen Runde auf, in die Mitte des Kreises zu treten und ein Thema zu nennen, das zum Generalthema der Konferenz passt. Nicht irgendein Thema, wo irgendjemand anderes irgendetwas tun soll, solle man nennen. Sondern nur ein solches Thema, das einen so sehr gepackt hat, dass man persönlich dafür Verantwortung übernehmen will, dass etwas in Bewegung kommt.
Derjenige, der ein solches Thema hat, schreibe es auf einen der in der Mitte des Kreises liegenden Papierbögen, stelle es der großen Gruppe vor und hänge es dann auf die große Wand - das Anschlagbrett. Dieses Anschlagbrett ist zu Beginn der Konferenz völlig leer. Es ist nur in mehrere Zeitzonen unterteilt, die beispielsweise von zehn Uhr bis zwölf Uhr oder von 14 Uhr bis 16 Uhr reichen. Das sind die Zeiträume, in denen später Workshops stattfinden werden. Zwischen drei und sieben solcher Zeitzonen gibt es typischerweise in einer Open Space-Konferenz.
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