Alle sind voller Begeisterung dabei. Die Ideen sprudeln, kaum kann der Erste aussprechen, da fällt ihm schon der Nächste mit einem neuem Einfall ins Wort. Die Einweihungsfeier für die neuen Betriebsräume wird der Hit!
Nach eineinhalb Stunden trennt man sich, geht gut gelaunt auseinander: 'Prima, wie gut wir uns verstehen, wie kreativ wir gemeinsam sind. Wir sind eben einfach ein tolles Team!' Die ersten Zweifel beschleichen die Sekretärin, während sie das Protokoll schreibt. Wer ist jetzt eigentlich wofür verantwortlich? Und bis wann soll was erledigt sein? Und sollten nicht auch Einladungen geschrieben werden? Darüber wurde ja noch gar nicht gesprochen! Die Situation: Unbefriedigend.
1. Lösungsschritt: Sorgen Sie für gute Vorbereitung!
Klärung: Ist die Konferenz wirklich erforderlich? Oder gibt es auch eine andere sinnvolle Möglichkeit, sich abzustimmen? Welcher Zweck wird verfolgt? Welches Ziel soll erreicht werden? Wer sind die richtigen Teilnehmer?
Information: Vor dem Meeting erhalten alle Teilnehmer eine Agenda, in der alle Tagesordnungspunkte (TOP) aufgeführt sind. Bei jedem TOP stehen der Verantwortliche, die geplante Zeit und die von den Teilnehmern erwartete Vorbereitung.
Aufgaben: Aus der Agenda gehen auch der Moderator, der Protokollant und der Zeitüberwacher hervor. Der Moderator kann sich rechtzeitig alle Unterlagen beschaffen und in das Thema einlesen.
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