In einem Auswahlverfahren für Software werden Aufgaben und Tätigkeiten unterschiedlicher Personen und Gruppen koordiniert und Meilensteine festgeschrieben. Eine professionelle Projektabwicklung gewährleistet, dass alle Aktivitäten zu einem erfolgreichen Abschluss zusammengeführt werden.
Nach der Beschreibung der Projektdefinition werden Projektleiter und Team benannt. Zu einem Projektteam zur Softwareauswahl sollten folgende Mitarbeiter zählen: Teamleiter und wichtige Anwender der Abteilung, IT-Abteilung oder IT-Koordinator, Teamleiter weiterer betroffener Abteilungen, Betriebsrat (sofern es sich um eine firmeninterne Lösung handelt) und bei Bedarf externe Berater. Nicht immer sind alle oben aufgeführten Personen gleichzeitig in das Projekt involviert. Am Beginn des Projektes wird festgelegt, wer welche Aufgaben zu erfüllen hat und welcher Zeiteinsatz dafür einzukalkulieren ist. Alle maßgeblichen Mitarbeiter sind am Entscheidungsprozess zu beteiligen, andernfalls wird die ausgewählte Software immer wieder Grund zu Beanstandungen geben. Wer allerdings nicht zur Mitarbeit bereit ist, sollte frühzeitig über die Konsequenzen - keine Berücksichtigung seiner persönlichen Anforderungen - informiert werden.
In Projekten, die ohne Unterstützung eines IT-Beauftragten ablaufen, gibt es erfahrungsgemäß häufiger Pannen, Verzögerungen und Verärgerung. Natürlich haben kleinere Akademien keine eigene IT-Abteilung, aber ein IT-Spezialist - das darf auch ein Externer sein - sollte unbedingt in das Projekt eingebunden sein. Er hat vorrangig die Aufgabe, zunächst bei der Formulierung der Anforderungen zu helfen und bei der Kommunikation zwischen den Anwendern und dem Software-Anbieter vermittelnd und erklärend einzugreifen. Nicht allen Anwendern sind IT-technische Grundbegriffe selbstverständlich.
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