Gute Prognosen für die E-Akte

Die Bedeutung von IT-Lösungen für den HR-Bereich nimmt in mittelständischen Unternehmen stetig zu. Das hat die auf IT spezialisierte Hamburger Unternehmensberatung SoftSelect mit ihrer aktuellen Studie zum Thema 'Human-Resource-Software' ermittelt. Für die Untersuchung wurden mehr als 120 mittelständische Unternehmen befragt. Was die Firmen dabei schilderten, entspricht weitgehend dem, was auch die rund 170 befragten Personalverantwortlichen aus Deutschland und Österreich im Rahmen einer Studie des österreichischen Magazins 'personal manager' und des Onlineportals HRM berichteten: Software wird als wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Personalarbeit gesehen.

Laut Michael Gottwald, Geschäftsführer von SoftSelect, besteht insbesondere ein hohes Interesse an Lösungen, die Kosten senken, die Produktivität der Mitarbeiter steigern sowie verborgene Leistungspotenziale aktivieren. Zur Steigerung der Prozesseffizienz in den Personalabteilungen werde außerdem die digitale Personalakte als wertvolles Instrument entdeckt. 'Mit der digitalen Personalakte hoffen die Unternehmen, mehr Effizienz und Qualität in ihre Personalarbeit bringen zu können', sagt Gottwald. Dies ziele insbesondere auf die Minimierung des Zeitaufwandes zur Informationsbereitstellung, einen geringeren Verwaltungsaufwand und auf stärkere Transparenz.

Laut der Marktstudie 'Trends und Potenziale der digitalen Personalakte', die die Universität Erlangen-Nürnberg jüngst durchführte, archivieren mehr als die Hälfte der Personalabteilungen die Personalakte bereits in elektronischer Form. Für die Studie wurden 227 Personalverantwortliche befragt. Mit der Anwendung der E-Akte sind die Teilnehmer in hohem Maße zufrieden. So gaben jeweils 82 Prozent an, dass die elektronische Archivierung zu einer verbesserten Zugriffskontrolle sowie zu einer effizienteren Aktenverwaltung führt.

Nichtsdestotrotz ist das Potenzial der E-Akte längst noch nicht ausgeschöpft. Darauf macht die Saperion AG, Berlin, aufmerksam. Bei einer Umfrage unter 130 Vertretern aus mittelständischen Unternehmen hat der Software-Anbieter festgestellt, dass die digitale Personalakte bislang noch als Insellösung genutzt wird. Die ganzheitliche Informationsverwaltung über alle Unternehmensbereiche hinweg ist kaum anzutreffen.

Die SoftTrend Studie 257 'Human Resources Software 2009' von SoftSelect kann zu einem Preis von 80 Euro im Internet bestellt werden.