Martina Heidke ist es gewohnt, viel selbst zu machen. Die Prokuristin des Schuh- und Sporthauses Haaf führt nicht nur die Bücher, sondern kümmerte sich lange Zeit auch um Personalangelegenheiten – bis hin zu den Gehaltsabrechnungen. Das funktionierte reibungslos – bis der Einzelhändler mit Sitz im baden-württembergischen Staufen expandierte: Aus einer Filiale wurden fünf, die Zahl der Angestellten verdreifachte sich auf mehr als 60. 'Ende vergangenen Jahres wurde klar, dass wir für die Entgeltabrechnungen jemanden einstellen müssen', erinnert sich Heidke. Alternativ bot der Steuerberater an, die Aufgabe zu übernehmen. Er veranschlagte allerdings 35 Mannstunden, allein um die Personalstammdaten neu zu erstellen ...
Haaf entschied sich für eine andere Lösung: Das Unternehmen lagerte die komplette Gehaltsabrechnung an die Münchner Softwarefirma Exact aus. Ausschlaggebend dabei: Exact stellt genau jenes Programm her, mit dem Heidke bisher intern gearbeitet hat. Das erleichterte die Umstellung. Die Prokuristin musste Exact lediglich die vorhandene Datei mit allen Stammdaten und Zeitmodellen der Mitarbeiter zumailen. Am 16. Juni dieses Jahres übernahm dann der Dienstleister – von einem Tag auf den anderen – die gesamte Entgeltabrechnung.
Heute muss Heidke jeweils am Monatsende nur noch die gearbeiteten Stunden der Mitarbeiter per Excel-Tabelle an Exact weitergeben. 'Statt einer Woche pro Monat beschäftigt mich die Abrechnung nur noch drei Stunden', sagt die Prokuristin. Übergangsprobleme gab es kaum. Ausnahme: 'Am Anfang habe ich der Dame bei Exact einen halben Roman geschrieben und alles erklärt', lacht Heidke. Das Loslassen habe sie erst lernen müssen.
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