Die am weitesten verbreitete Größe, um externe Trainer zu entlohnen, sind Tagessätze. In der betrieblichen Weiterbildung werden mit Tagessätzen üblicherweise alle Aufwendungen abgegolten, die im Zuge der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Trainings entstehen. Achtung: Ein Tagessatz schwankt erheblich, je nachdem, ob Fahrtkosten und Übernachtung in ihm enthalten sind oder nicht.
Der Tagessatz ist die zentrale Messgröße, um den eigenen unternehmerischen Erfolg zu steuern. Er kann als Jahresdurchschnitt und als kundenspezifische Maßzahl berechnet werden. Ziel des unternehmerischen Trainerhandelns ist es, den durchschnittlichen Tagessatz pro Jahr zu erhöhen, indem Aufträge mit höherem Tagessatz akquiriert und solche mit niedrigerem Tagessatz abgegeben werden. Wenn dies gelingt, reduziert sich - bei gleich bleibendem finanziellem Jahresbedarf - die effektive Arbeitszeit. Mit anderen Worten: Das Verhältnis von Aufwand und Ertrag verbessert sich.
Um Tagessätze in Bezug auf den Arbeitsaufwand realistisch einzuschätzen, sollten Anfänger einen Schlüssel von 1 zu 3,5 ansetzen (ein Tag Durchführung gegenüber zwei Tagen Vorbereitung, einem halben Tag Nachbereitung und einem Tag für die An- und Abreise). Dies gilt natürlich nur für wohnortferne Einsätze, die gesonderte An- und Abreisezeit benötigen. Erfahrene Trainer kalkulieren eher mit einem Schlüssel von 1 zu 2 bis 2,5. Hieraus wird unter anderem ersichtlich, dass Blockveranstaltungen an einem Ort effektiver sind als eintägige Veranstaltungen. Tagessätze von Trainern werden von mindestens vier Einflussfaktoren bestimmt: Vom branchenüblichen Entlohnungsniveau, vom Entlohnungsspielraum des Kunden, vom Ruf und der Qualifikation des Trainers und vom Angebot an Trainern im spezifischen Themengebiet.
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