In Meetings wird viel Zeit verschleudert

Wenn Zeit Geld ist, sollte sie ebenso effizient gemanagt werden wie Kapital. Das ist aber häufig nicht der Fall, denn die wenigsten Unternehmen messen überhaupt, womit ihre Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Das geht aus einer Studie der Strategieberatung Bain & Company unter 17 international tätigen Unternehmen hervor. Die Studienautoren haben die Daten zum Zeitmanagement nun selbst erhoben, und zwar, indem sie die Kalender- und E-Mail-Daten von über 300.000 Mitarbeitern analysiert haben.

Dabei kamen die Studienautoren zu dem Schluss, dass in vielen Unternehmen die knappe Ressource Zeit meistens verloren geht, weil Termine nicht akkurat geplant werden. So verbrächten Arbeitnehmer aller Hierarchiestufen um die 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, bei Führungskräften summiere sich das auf etwa zwei Arbeitstage pro Woche. Viele dieser Meetings fänden allerdings nur aus reiner Gewohnheit statt und nicht, weil sie unbedingt nötig seien. Dazu kommt: Beginnt eine Sitzung, die eine Stunde dauert, nur fünf Minuten später als geplant, verlieren alle Beteiligten acht Prozent der Besprechungszeit. Auch das Verhalten der Teilnehmer während der Besprechung sorge für Zeitverlust, beispielsweise wenn sie während der Besprechung E-Mails verschickten. In einem der untersuchten Unternehmen taten 20 Prozent der Teilnehmer genau das im Schnitt mindestens dreimal alle 30 Minuten. Dieses Verhalten schlage mit rund 20 Prozent der Meeting-Zeit zu Buche. Führungskräfte erhalten laut Studie um die 30.000 E-Mails pro Jahr, das bedeutet etwa 113 Nachrichten an jedem Wochentag. Chefs verbringen deshalb Stunden ihrer wertvollen Zeit mit dem Sortieren und Lesen von E-Mails, von denen viele überflüssig sind.

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Sünden im Zeitmanagement vermeiden

Typische Zeitfresser	Passende Gegenmaßnahmen
Unklare und ausufernde Agenda	Eindeutig festlegen, welche Themen besprochen werden.
Die Einstellung, Zeit koste nichts	Für jedes Meeting Zeitbudgets erstellen, die es so konsequent zu managen gilt wie Finanzetats.
Aus jeder Idee sofort ein Projekt machen	Jedem neuen Projekt einen Businessplan zugrunde legen.
Komplexe Organisation	Strukturen vereinfachen. Zu viele Führungskräfte und -ebenen kosten Zeit und schaffen Mehrarbeit für die gesamte Organisation.
Jeder kann ein Meeting einberufen	In Richtlinien klar regeln, wer befugt ist, Sitzungen anzusetzen und zu organisieren.
Jeder kannn Entscheidungen treffen oder verhindern	Unternehmensweite Standardprozesse zur Entscheidungsfindung etablieren.
Die Einstellung, Konferenzzeit sei Freizeit	Sitzungsdisziplin mit klarer Tagesordnung, guter Vorbereitung und pünktlichem Beginn konsequent einfordern. Meetings, wann immer möglich, vorzeitig beenden.
Planlose Zeitverschwendung	Die für Konferenzen aufgewendete Zeit festhalten, ebenso wie die Teilnehmer und das E-Mail-Volumen während der Sitzung. Ziele zur Verbesserung setzen.